Wewnętrzna procedura składania wniosków

Procedura wewnętrzna składania wniosków, a także realizacji i rozliczania projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych

wg Zarządzenia nr 35 Rektora ZUT z 22 maja 2018 r.

I etap – pomysł, inicjatywa w opracowaniu projektu

1. Szczegółowe zapoznanie się z dokumentacją konkursową
2. Zgłoszenie zamiaru złożenia wniosku w Centrum Zarządzania Projektami (CZP) e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (kopia na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.), najpóźniej 3 tygodnie przed terminem złożenia wniosku do Instytucji Zarządzającej (IZ)

II etap – opracowanie wniosku

3. Merytoryczne opracowanie wniosku wraz z przygotowaniem kalkulacji harmonogramu zadań i kosztów
4. Współpraca z CZP i innymi komórkami organizacyjnymi ZUT (Dział Zamówień Publicznych itp.) w zakresie prawidłowej konstrukcji wniosku
5. Skompletowanie wymaganych załączników
6. Złożenie przez Kierownika projektu wniosku wraz z załącznikami do CZP
   Ostateczny termin przekazania wniosku to:
   • w przypadku wniosków współtworzonych z CZP - 3 dni robocze przed ostatecznym złożeniem wniosku w IZ
   • w przypadku wniosków powstałych bez udziału CZP - 5 dni roboczych przed ostatecznym złożeniem wniosku w IZ (w tym 1 dzień roboczy na dokonanie niezbędnych poprawek przez osobę opracowującą wniosek)

III etap – złożenie wniosku w IZ

7. Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu wniosku wraz z załącznikami przez CZP podpisanie wniosku przez Kierownika projektu oraz Dziekana w liczbie egzemplarzy ustalonej z CZP
8. Przekazanie podpisanego wniosku wraz z załącznikami do CZP w celu uzyskania podpisów władz Uczelni
9. Po uzyskaniu wszelkich niezbędnych podpisów wysłanie wniosku do IZ:
   • w formie elektronicznej wniosek wysyła Kierownik projektu (kopię dokumentu potwierdzającego złożenie wniosku Kierownik projektu przekazuje CZP)
   • w formie papierowej wniosek wysyła CZP (kopię dokumentu potwierdzającego złożenie wniosku CZP przekazuje Kierownikowi projektu)

IV etap – uzyskanie decyzji w sprawie finansowania projektu

Decyzja negatywna:

10. Przekazanie do CZP kopii prowadzonej korespondencji z IZ
11. Sporządzenie odwołania od odmowy przyznania środków finansowych w porozumieniu z CZP

Decyzja pozytywna:

10. Przekazanie do CZP kopii prowadzonej korespondencji z IZ
11. Wystąpienie do Rektora o wyznaczenie Kierownika projektu
12. Przygotowanie załączników do umowy z IZ, przekazanie decyzji do Kwestury z adnotacją o wymogu otwarcia rachunku bankowego
13. Podpisanie umowy przez Kierownika projektu, Dziekana Wydziału (egz. ZUT) oraz Władze uczelni
14. Przesłanie umowy w terminie wskazanym w przepisach lub decyzji

 
V etap – realizacja projektu

15. Powołanie zespołu projektowego zgodnie z zasadami dot. zatrudniania pracowników
16. Realizacja zadań zgodna z umową, harmonogramem, procedurami obowiązującymi w ZUT, w szczególności w zakresie zamówień publicznych itp.

VI etap – sprawozdawczość do IZ

17. Po przygotowaniu raportu rocznego, końcowego, wniosku o płatność należy dokumenty przekazać do CZP na minimum 7 dni roboczych przed terminem złożenia do IZ
18. Sprawdzone i zaakceptowane przez CZP dokumenty należy przesłać do IZ, a kopie dokumentu potwierdzającego złożenie do CZP
19. Wysłanie przez Kierownik projektu dokumentów w terminie wskazanym w przepisach lub umowie

VII etap – rozliczenie, zamknięcie projektu

20. Złożenie w IZ obligatoryjnej dokumentacji dotyczącej rozliczenia projektu
21. Przekazanie do CZP dokumentacji z realizacji projektu

VIII etap - Trwałość/ ewaluacja projektu

22. Zachowanie celów projektu w okresie trwałości/ ewaluacji projektu (utrzymanie celów projektu przez okres wskazany w dokumentacji konkursowej, realizacja i/lub monitorowanie stopnia osiągania wskaźników projektu, informowanie Kierownika jednostki organizacyjnej ZUT oraz CZP o wszelkich nieprawidłowościach, które mogą zagrozić trwałości/ewaluacji projektu)
23. Aktywny udział w kontrolach trwałości/ewaluacji projektu (w przypadku zmiany miejsca pracy przez Kierownika projektu lub innych okoliczności uniemożliwiających dalsze sprawowanie funkcji Kierownika projektu wyznaczenie nowego Kierownika projektu lub osoby odpowiedzialnej za udzielanie wyjaśnień związanych z projektem)