Procedura wewnętrzna składania wniosków, a także realizacji i rozliczania projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych
wg Zarządzenia nr 35 Rektora ZUT z 22 maja 2018 r.
I etap – pomysł, inicjatywa w opracowaniu projektu
- Szczegółowe zapoznanie się z dokumentacją konkursową
- Zgłoszenie zamiaru złożenia wniosku w Dziale Projektów Naukowych (DPN dawne CZP)
e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (kopia na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.), najpóźniej 3 tygodnie przed terminem złożenia wniosku do Instytucji Zarządzającej (IZ)
II etap – opracowanie wniosku
- Merytoryczne opracowanie wniosku wraz z przygotowaniem kalkulacji harmonogramu zadań i kosztów
- Współpraca z DPN i innymi komórkami organizacyjnymi ZUT (Dział Zamówień Publicznych itp.) w zakresie prawidłowej konstrukcji wniosku
- Skompletowanie wymaganych załączników
- Złożenie przez Kierownika projektu wniosku wraz z załącznikami do DPN
Ostateczny termin przekazania wniosku to:
- w przypadku wniosków współtworzonych z DPN - 3 dni robocze przed ostatecznym złożeniem wniosku w IZ
- w przypadku wniosków powstałych bez udziału DPN - 5 dni roboczych przed ostatecznym złożeniem wniosku w IZ (w tym 1 dzień roboczy na dokonanie niezbędnych poprawek przez osobę opracowującą wniosek)
III etap – złożenie wniosku w IZ
- Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu wniosku wraz z załącznikami przez DPN podpisanie wniosku przez Kierownika projektu oraz Dziekana w liczbie egzemplarzy ustalonej z DPN
- Przekazanie podpisanego wniosku wraz z załącznikami do DPN w celu uzyskania podpisów władz Uczelni
- Po uzyskaniu wszelkich niezbędnych podpisów wysłanie wniosku do IZ:
- w formie elektronicznej wniosek wysyła Kierownik projektu (kopię dokumentu potwierdzającego złożenie wniosku Kierownik projektu przekazuje DPN)
- w formie papierowej wniosek wysyła DPN (kopię dokumentu potwierdzającego złożenie wniosku DPN przekazuje Kierownikowi projektu)
IV etap – uzyskanie decyzji w sprawie finansowania projektu
Decyzja negatywna:
- Przekazanie do DPN kopii prowadzonej korespondencji z IZ
- Sporządzenie odwołania od odmowy przyznania środków finansowych w porozumieniu z DPN
Decyzja pozytywna
- Przekazanie do DPN kopii prowadzonej korespondencji z IZ
- Wystąpienie do Rektora o wyznaczenie Kierownika projektu
- Przygotowanie załączników do umowy z IZ, przekazanie decyzji do Kwestury z adnotacją o wymogu otwarcia rachunku bankowego
- Podpisanie umowy przez Kierownika projektu, Dziekana Wydziału (egz. ZUT) oraz Władze uczelni
- Przesłanie umowy w terminie wskazanym w przepisach lub decyzji
V etap – realizacja projektu
- Powołanie zespołu projektowego zgodnie z zasadami dot. zatrudniania pracowników
- Realizacja zadań zgodna z umową, harmonogramem, procedurami obowiązującymi w ZUT, w szczególności w zakresie zamówień publicznych itp.
VI etap – sprawozdawczość do IZ
- Po przygotowaniu raportu rocznego, końcowego, wniosku o płatność należy dokumenty przekazać do DPN na minimum 7 dni roboczych przed terminem złożenia do IZ
- Sprawdzone i zaakceptowane przez DPN dokumenty należy przesłać do IZ, a kopie dokumentu potwierdzającego złożenie do DPN
- Wysłanie przez Kierownik projektu dokumentów w terminie wskazanym w przepisach lub umowie
VII etap – rozliczenie, zamknięcie projektu
- Złożenie w IZ obligatoryjnej dokumentacji dotyczącej rozliczenia projektu
- Przekazanie do DPN dokumentacji z realizacji projektu
VIII etap - Trwałość/ ewaluacja projektu
- Zachowanie celów projektu w okresie trwałości/ ewaluacji projektu (utrzymanie celów projektu przez okres wskazany w dokumentacji konkursowej, realizacja i/lub monitorowanie stopnia osiągania wskaźników projektu, informowanie Kierownika jednostki organizacyjnej ZUT oraz DPN o wszelkich nieprawidłowościach, które mogą zagrozić trwałości/ewaluacji projektu)
- Aktywny udział w kontrolach trwałości/ewaluacji projektu (w przypadku zmiany miejsca pracy przez Kierownika projektu lub innych okoliczności uniemożliwiających dalsze sprawowanie funkcji Kierownika projektu wyznaczenie nowego Kierownika projektu lub osoby odpowiedzialnej za udzielanie wyjaśnień związanych z projektem)